La importancia de conocer el tratamiento de datos personales que realizas

Para proteger el tratamiento de datos personales que realizas y actuar conforme a la legislación en materia de protección de datos personales, es necesario que conozcas de forma precisa los detalles, estructura y fases de tu proceso.

El nuevo Reglamento en materia de protección de datos requiere que el responsable del proceso de datos personales describa numerosos aspectos en su declaración/registro.

En primer lugar, queremos recomendarte que pienses en detalle quiénes son los actores que intervienen en las distintas fases de tu proceso, para poder responder a continuación determinadas preguntas, de obligado cumplimiento.

Debes conocer y declarar con total transparencia y claridad alguna de las siguientes cuestiones:

Diferentes actores

a. responsable del tratamiento: la persona que, solo o junto con otros, decide los fines y medios del tratamiento.

¿Quién decide qué datos personales se recogen, cómo y por qué?

b. encargado del tratamiento: la persona que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

¿Existe otra(s) persona(s) que tenga(n) acceso a los datos para realizar alguna actividad que el responsable le(s) haya encomendado?

c. destinatario: la persona al que se comuniquen datos personales.

¿Se comparten los datos personales recogidos con otra persona(s)?

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Es importante saber quién hace qué antes de empezar a describir tu proceso de datos personales. La estructura es crucial a la hora de definir y explicar al público qué vas a hacer con sus datos.

Así no es lo mismo que tú seas el único responsable, que compartir la responsabilidad con otras personas. El grado de cooperación con los diversos actores hará que deban ser considerados como corresponsables, encargados, destinatarios o terceros.

Origen de los datos

Debes declarar si recibes directamente los datos de las personas cuyos datos manejas o de terceras fuentes.

Ten en cuenta que, si no los recibes directamente de las personas interesadas, deberás declarar cómo y de dónde has obtenido esos datos.

Fines del tratamiento

En la declaración del proceso de datos personales debes describir con detalle la razón para el mismo.

No olvides que este tipo de procesos están delimitados a finalidades específicas y que en virtud del principio de limitación de la finalidad, los datos deberán ser recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines.

No se considerará incompatible el tratamiento posterior de los datos con fines de archivo, investigación científica e histórica o fines estadísticos siempre que se realice con las garantías adecuadas.

Fases del tratamiento

Conocer los plazos y fases de tu proceso es importante, pues es a partir de esto que vas a poder planear y diseñar los plazos de retención de datos personales.

Recuerda que en virtud del principio de minimización de datos personales no debes conservar datos personales que no necesites, ni por más tiempo del que sea estrictamente necesario para cumplir tus fines.

Si tu proceso cambia en el tiempo, debes revisar tu política de privacidad y adaptarla a esos nuevos cambios. Recuerda, es obligación del responsable del tratamiento de los datos mantener actualizada su política de privacidad.

Más información:

¿Quiénes son los actores principales en materia de protección de datos personales?

Concepts of controller, processor and joint controllership under Regulation (EU) 2018/1725– EDPS guidelines (EN) on November 2019.

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